Henkilötietolain (523/99) 10 § mukainen rekisteriseloste.

REKISTERIN NIMI
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy Asiakasrekisteri

REKISTERINPITÄJÄ

GLOSS Hammashoitopalvelut Oy
Snellmaninkatu 19-21 A 13
00170 HELSINKI
Puh. 010 387 8270
Y–tunnus: 2183967-3

REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Suuhygienisti (AMK) Arja Korpelainen
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin vastuuhenkilö huolehtii rekisteriselosteen nähtävillä pidosta ja antaa tarkempia tietoja GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin pidosta sekä rekisteröidyn oikeudesta tarkastaa itseään koskevat tiedot ja korjata virheelliset tiedot. Asiakkaita hoitavat GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n työntekijät vastaavat järjestelmän käyttäjinä omien asiakkaiden asiakastietojen käsittelystä ja niiden oikeellisuudesta.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n asiakkaiden henkilötietojen, yleisterveystietojen, suun ja hampaiden terveystietojen, tutkimustietojen, hoidon suunnittelu ja toteutus sekä asiakaslaskutus ja suoritetietojen kerääminen. Henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiin jos henkilö on ilmaissut suostumuksensa vastaanottaa GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n toimintaan liittyvää tietoa.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Henkilön itsensä ilmoittamat yhteystiedot sekä hoitotapahtuman yhteydessä kerättävät yleisterveystiedot sekä suun ja hampaiden terveystiedot.

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n asiakkaalta saadun tiedon perusteella (www-sivut ja lomake) sekä hoitoyksikössä syntyvän tiedon perusteella. Tiedot päivitetään hoitoyksikössä ajantasaisesti potilastietojärjestelmään.

TIETOJEN LUOVUTUS
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisteristä ei asiakaskohtaisia tietoja säännönmukaisesti luovuteta.

REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin tietoja käytetään GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n hoitoyksikössä niiden lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tietojen käyttö perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat työtehtäviensä mukaisesti. Muut ovat sivullisia asiakkaan tietoihin nähden eikä heillä ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä.

REKISTERIN SUOJAUS
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin tiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää käyttäjän kirjallista vaitiolositoumusta. Tulostimet sijaitsevat työasemien yhteydessä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä ei pakota kaikilta osin vaihtamaan salasanaa, mutta käyttäjät on opastettu ne vaihtamaan määrävälein. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen.

REKISTERIN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi atk-rekisterissä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen ja GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n Asiakasrekisterin arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja noudattaen. Potilastietojärjestelmän toimittaja huolehtii sähköisen tietokannan varmistuksista ja palautuksista toimittajan ja tilaajan välisen sopimuksen mukaisesti. Manuaalisesti syntyneitä potilasasiakirjalomakkeita (esimerkiksi Esitiedot hoitoa varten) säilytetään arkistointiohjeiden mukaisesti GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:ssä.

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Asiakasta informoidaan suullisesti siitä, että hän saa pyytäessään hänestä rekisteröidyt tiedot nähtäväkseen terveydenhuollon ammattihenkilöltä yksikössä sovittuja menettelytapoja noudattaen. Rekisteriseloste pidetään nähtävillä GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n vastaanottotiloissa.

TARKASTUSOIKEUS
Asiakas voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n hoitoyksikössä. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti pyytäjän haluamassa laajuudessa. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, kieltäytymisestä annetaan vastaavan johtajahammaslääkärin allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen. Todistukseen liitetään valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

TIEDON KORJAAMINEN
GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n käyntejä, toimenpiteitä ja maksuja on mahdollista korjata korjaustoiminnoilla, jolloin aikaisempi tieto jää näkyviin. Tarpeeton tieto poistetaan. Asiakas tekee tietojansa koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti GLOSS Hammashoitopalvelut Oy:n hoitoyksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan vastaava johtajahammaslääkärin allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt tiedon korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

KIELTO-OIKEUS
Asiakasasiakirjatiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.